Good — Data één keer ingeven

Toolmaster is vandaag al opgebouwd rond de echte flows van studiebureaus: projecten, contacten, werfverslagen, documenten, staving en klantenportaal in één systeem. Je geeft data één keer in en die komt terug in je verslagen, VGP’s en opvolging — zonder losse tools of dubbel werk.

Great — AI versnelt de ingave

Diezelfde structuur maakt AI pas nuttig: Tim verwerkt werfverslagen en mails rechtstreeks in je dossier, de foto-first app en AI remarks nemen werfwerk over, en het Building Passport vult projectdata aan vanuit wat er al binnenkomt. Repetitief werk wordt voorbereid — jij keurt goed voordat iets wordt uitgevoerd.

Next — Meer flows automatiseren

Van daaruit bouwen we verder: offertes voorbereiden vanuit plannen en mails, stavingstukken verwerken, en EPB- en VC-regelgeving doorzoekbaar maken binnen je workflow. Minder handwerk per stap — meer tijd voor advies, controle en je klanten.

Werfverslagen architect verwerken

Tim herkent het verslag, koppelt het aan het juiste project en stelt contacten, planning, todo’s en Building Passport-updates voor. Geen manueel nalezen meer op aannemers, data of openstaande acties — jij keurt goed, de rest verloopt automatisch.

Standaardmails verwerken

Startdata, planningupdates, nieuwe aannemers of praktische info zoals een sleutelkastcode? Tim haalt de relevante info eruit en werkt je project, planning en projectlog bij. Minder mails openen en copy-pasten — meer tijd op kantoor.

Aanvullen opmerkingen veiligheid

Op de werf schrijf je korte notities bij je foto’s — met typefouten of halve zinnen. De foto-first app en AI remarks werken die uit tot volledige, professionele opmerkingen in je verslag. Geen uren meer achteraf notities herschrijven op kantoor.

Building Passport aanvullen

Start- en einddatum, aannemers, kritieke fases en andere projectdata worden uit documenten en mails gehaald en gestructureerd opgeslagen. Je dossier wordt slimmer naarmate er meer binnenkomt — zonder alles zelf in te vullen.

Planning en veiligheid afstemmen

Wanneer de architect een nieuwe fase plant, toetst Tim dat aan je veiligheidscoördinatie-planning en stelt een aanpassing voor als je bezoek te ver in de toekomst ligt. Minder risico dat je planning achterloopt op de werf.

Todo’s en projectlog aanmaken

Adviesrapporten, attesten of opvolgacties in communicatie worden herkend en als todo of lognotitie voorgesteld — enkel voor diensten die effectief besteld zijn bij jullie. Geen zaken meer missen die ergens in een bijlage staan.

Stavingstukken via mail toevoegen

Documenten die per mail binnenkomen worden herkend en onder de juiste request labels in je project gezet. Minder manueel downloaden, hernoemen en uploaden — je overzicht blijft up-to-date en reminders verlopen automatisch.

Offertes voorbereiden uit mails

Bouwvergunningen, plannen en mailinfo worden geanalyseerd en gekoppeld aan jullie prijsafspraken en templates. Contacten, project en offerte worden voorbereid — wat vandaag nog tien minuten kost, moet straks een fractie daarvan zijn.

De komende jaren verandert er veel in onze sector. Meer administratie, strengere regelgeving, open softwareplatformen en AI die documenten en dataflows steeds sneller verbindt. Bureaus die vandaag nog alles manueel verwerken, zullen morgen achterliggen op collega’s die hun tijd vrijmaken voor advies en controle.

In deze clips zie je hoe dat er concreet uitziet in Toolmaster: werfverslagen die semi-automatisch worden verwerkt, opmerkingen die zichzelf uitschrijven, planning die meebeweegt met de werf, en een AI-collega die het repetitieve werk voorbereidt — terwijl jij beslist.

Dit is geen toekomstmuziek. Dit is de richting waarin we nu bouwen.

"The best way to predict the future is to create it."

-Peter Drucker-

De toekomst van studiebureaus voorspel je niet door te wachten — je creëert die in hoe je vandaag werkt. Werfverslagen verwerken, mails opvolgen, contacten bijhouden, planning afstemmen, documenten opmaken: elk apart een kleine taak, samen de grootste tijdsvreter van je week. Bureaus die dat vandaag nog volledig manueel doen, verliezen morgen tijd die collega’s besteden aan advies, controle en klanten.

Over 3 tot 5 jaar zal die manier van werken er fundamenteel anders uitzien. Meer data, meer automatisering, meer verwachting dat software meedenkt in je dossier in plaats van alleen bijhoudt. Open platformen, strengere regelgeving en AI die documenten en workflows steeds sneller met elkaar verbindt — de sector wacht niet.

Blijft mijn klantdata privé en veilig?

Ja. Toolmaster verwerkt veel gevoelige klantinformatie — projecten, contacten, documenten en communicatie. Die data hoort niet zomaar in een externe chatbot of op servers waar je geen controle over hebt.

In productie draait AI in een gesloten omgeving via Amazon Bedrock. Je data blijft binnen de Toolmaster-infrastructuur en wordt niet gebruikt om externe modellen te trainen. We bouwen AI zo dat het conform de nodige wetgeving kan werken — privacy is geen bijzaak, maar een voorwaarde om dit überhaupt te kunnen aanbieden aan studiebureaus.

Wanneer wordt Tim beschikbaar voor mijn bureau?

Tim en de features die we in de Lunch & Learn toonden zijn vandaag al beschikbaar voor early testing bij geïnteresseerde bureaus. We finetunen prompts, flows en betrouwbaarheid op basis van echte feedback.

De bredere uitrol naar alle klanten is gepland richting september 2026. Wil je nu al mee testen en feedback geven op wat voor jullie bureau relevant is? Laat het ons weten via tom@toolmaster.io of plan een kort gesprek via toolmaster.be/toolmaster-demo-aanvragen.

Wat kost AI in Toolmaster?

De prijszetting is op dit moment nog niet definitief. We testen eerst verder intern en met een beperkte groep bureaus om te begrijpen hoe Tim in de praktijk wordt gebruikt — en wat een eerlijk model is voor jullie sector.

Waarschijnlijk zal dit via een creditsysteem verlopen, vergelijkbaar met hoe andere AI-modellen werken: je betaalt voor wat je effectief gebruikt, niet voor een losse chatbot die niets in je dossier doet. Zodra we daar meer duidelijkheid over hebben, communiceren we dat transparant naar onze klanten en geïnteresseerde bureaus.

Welke AI-modellen gebruiken jullie?

We gebruiken modellen van OpenAI en Anthropic — niet één vast model voor alles, maar een selectie die we optimaal inzetten per taak. Het doel: kosten beheersen zonder in te boeten op betrouwbaarheid.

Niet elke actie vereist het zwaarste model. Een werfverslag herkennen, contacten matchen of een korte notitie uitschrijven vraagt een andere aanpak dan een complexe documentanalyse. Door slim te routeren tussen modellen, houden we het betaalbaar én betrouwbaar — en blijft het resultaat bruikbaar in je dagelijkse workflow.

Kan Tim ook automatisch werken, zonder dat ik elke keer iets vraag?

Ja. Tim is geen tool die je alleen handmatig opent. Je kan automatisaties instellen die Tim op vaste momenten of op basis van triggers laten werken.

Denk aan een maandagochtend-overzicht van dringende todo's, een verwerking die start wanneer een mail binnenkomt, of een geplande actie die draait ook als je computer uit staat. Toolmaster schuift zo op van reactief werken naar proactief: Tim bereidt voor, jij beslist nog steeds wat er effectief wordt uitgevoerd.

Voert Tim alles automatisch uit zonder controle?

Nee — en dat is bewust zo. Toolmaster kiest voor human-in-the-loop: Tim analyseert, herkent en stelt acties voor — contacten aanmaken, planning bijwerken, todo's toevoegen, Building Passport aanvullen — maar jij keurt goed voordat iets in je dossier wordt doorgevoerd.

Dat is het grote verschil met een losse AI-chat. Tim werkt in je ERP, met je projectcontext, maar je team behoudt controle. Geen autopilot, wel een collega die het voorbereidende werk wegneemt.

Wat doet Toolmaster eigenlijk — naast AI?

Toolmaster is een softwarebedrijf dat focust op totaalsoftware voor bouwkundige studiebureaus. Niet een losse AI-tool, maar een platform waar je alles centraliseert: van offerte tot digitale facturatie, met daarnaast de technische tools die studiebureaus dagelijks nodig hebben.

Concreet: projectopvolging, werfverslagen, planning en route-optimalisatie, document builder (VGP, PID, contracten, coördinatiedagboeken), staving, klantenportaal, financiën en CRM, en automatisaties. AI met Tim is de volgende laag bovenop die basis — niet een vervanging ervan.

Ons doel is simpel: tijdsbesparing. Minder administratie, meer tijd voor advies, controle en klanten.

Wat is de visie en wat zijn de kernwaarden van Toolmaster?

Onze visie: efficiënter werken en meer tijd vrijmaken voor wat er echt toe doet in een studiebureau — advies geven, controleren, klanten ondersteunen. Niet nóg een tool die bijhoudt, maar software die meedenkt in je flows.

Dat vertaalt zich in drie kernwaarden:

Klantgerichtheid — we staan dicht bij onze klanten, luisteren actief en bouwen op basis van hoe bureaus écht werken. De flows in Toolmaster zijn niet theoretisch; ze zijn getest en afgestemd met 40+ studiebureaus in België.

Efficiëntie — elk document sneller, elke actie zo weinig mogelijk klikken. Van werfverslag tot VGP: alles draait rond tijd winnen op repetitief werk.

Change management — de sector verandert snel. Open platformen, nieuwe regelgeving, AI in workflows. Wij willen niet alleen software leveren, maar partner zijn in die overgang — voor bureaus die vandaag al op Toolmaster draaien én voor wie zich wil aansluiten.

Toegang tot de opname

Vul het formulier in , en bekijk de opname!

Toolmaster goes from good to great!